系统和编程

exiang

彻夜难眠，反正失眠，便利用点时间来写这一边文章，总结一些近日工作和生活上的心得。

对 IT 业初哥来说，系统 - SYSTEM 便是电脑软件系统。作买卖的需要POS 系统，作物流的需要TRACKING 系统， 作软件的需要软件开发系统，甚至用电脑的人都需要作业系统 (OS)。我从前念书时也是这么深深认为：人们有了电脑软件系统后，便可以更有效率的执行工作；直到最近，接触社会后，对这点也180度的改观了。

对编程高手来说，写好一套软件系统并不难，但难道这便是人们需要软件的原因吗？当然不是了。人们使用软件系统最主要目的是提高效率，但为什么往往反而出现反效果呢? 如政府部门常常会用"技术问题"来敷衍正在排队着的人们.又或者犹如港剧里常有的情节: 一件公司全面电脑化后,炒了工作已久的秘书,但在电脑档机的时刻,才深深体会到这个秘书得好处.

这种种显示了软件达不到人们真正需求的东西吗? 其实并不是.这些情形之所以发生,都是因为人们对系统的误解.而我认为这些误解都是来自于对软件系统拥有过高却不实际的期待.在这里,我想解释什么是系统,软件系统又是什么不同.

系统的存在旧于电脑时代。很久以前，人们便有了作帐的系统。交通运输一套系统： 比如十字路口，斑马线，ROUND-ABOUT 等等。系统的好处是,它的存在制造了规律,掌握了这个规律,一切在系统下的东西都能够被控制.有了系统,我们可以大胆的放入任何INPUT, 然后同时可以知道OUTPUT 会是什么.

系统的组成其实便是条规 (RULES)和逻辑(LOGIC).一个系统可否成功运行,主要的条件是全部条规都必须严格遵守.说到这里,我要用快餐MC-D做个例子.

MC-D 之所以那么成功,分店可以开了又开,而且可以确保每间分店的品质都差不远,那要归功于它们的SYSTEM. 管理的系统我就不说,只说他们准备食物的系统.快餐都是MODULARIZE 的组合,基本的有薯条,汉堡包和各种汽水.这些东西配置起来可以拥有数千种的变化, 变成不同的PACKAGE 销售.MODULARIZE 的好处是,准备食物的过程简单,速度大大提高,成本下降(再笨的员工也会做,出错率降低).在这系统里,每一个细节都能够用数字来表达,如炸薯条时的温度等等.这样一来,MC-D 的系统完整,能够简易的复制在任何一件分店上.

反观许多华人的传统行业,没有明文指示规定(没有系统,没有RULES),员工不知道要如何办, 也常常办错,搞到浪费时间要加班,结果变成了CHINA MAN COMPANY.就算开了多间分行,也难以确保运作一至.

当然,人在系统里扮演了重要的角色. 如果仍不遵守系统,那么系统的设立便是白费的了.

到现在,说了一大堆系统的好处,我要开始说软件系统了.

曾经接触一间客户服务公司,主要是向用户收取停车月费的.里面有三,四个员工,五六台电脑,但工作效率奇低.为什么有了电脑效率还会如此? 原来他们为电脑化而电脑化,根本没有一套运作系统.全部电脑没NETWORK,客户资料储存在不同的EXCEL 文档里,ACCOUNT 纪录也是在EXCEL 里,不同电脑只储存不同的资料等等.

结果,电脑化反而比没电脑化更没效率.问题出在哪里?

问题便在于对系统的不了解.他们还没建立好运作系统, 便要建立电脑化系统.软件系统的好处其实是放大效率.这里的放大的定义是: 好的系统采用了电脑化将变得更有效率,而不好的系统采用电脑化将变得更没有效率.　换句话说，如果用笔和纸都无法搞好一个公司的运作，采用了软件系统后反而情况会更糟！

我发觉本地很多商家都盲目跟随电脑化, 在自己运作系统未成熟时便要电脑化,好像一旦电脑化后将会把原本没有效率的系统变得有效率.当然本末倒置的方法注定失败.

标哥有一句话：
The first rules of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.

共勉之．

[ 本帖最后由 exiang 于 13-4-2006 06:03 AM 编辑 ]

johe07

exiang哥说得没错。

想想。。。系统的组成其实便是条规 (RULES)和逻辑(LOGIC)。

一间公司本身内部的系统都不稳，不严格遵守，IT部门的人，做了再多，在好的软件，始终都会无法达到最高的效率。

有些公司，内部基本的公司系统都不好了，却要求IT部门做些系统来辅助。IT做了却不满意，因为他们要很flexible的功能。
问题就在这里了。过于flexible的东西，往往帮不了什么，公司的系统还是一样乱，因为他要求的根据他所设定的系统来跑的program,而不是用program来改善他的系统。这样反而使员工无法接受使用所安装的软件来完成他们的工作。

有些公司里的员工，也有的无法接受软件或设施来帮助他们提高效率。为什么呢？另一种问题就是公司买入了些不适合本身公司的系统。理事层却一直埋怨为什么买了那么贵的软件，结果还是一样乱？


软件系统的好处其实是放大效率.这里的放大的定义是: 好的系统采用了电脑化将变得更有效率,而不好的系统采用电脑化将变得更没有效率.

在电脑化之前，要把本身的公司系统管理好，尤其有很多分公司的。运作系统稳定后，再来电脑化，就会事半功倍了。

要让公司系统稳定，除了高层领袖的带领与建议外，理事层的支持也是很重要的一环。没有公司理事层的支持，一切都只是纸上谈兵。

所以，大家弄清楚之后，就会明白，为什么有的公司会那么失败？即使采用了最好的电脑，最好最贵的软件终究还是倒下？从中就也可以明白到，为什么你为公司写一套软件系统，会那么痛苦？

白日梦

昨天接到顾客打来的电话，其中一个高层职员 who 要求改良现有电脑系统，我问他要改那里 where？表格/报告，改成什么样 what？，改了后会怎样 how？provide staff training，deadline 大概几时可以好 when？

然后总集他所要的东西，draft 出来给他看过样本，批准通过了才开始编码。

这是因为那位高层职员真的很麻烦，今天他要这样，明天他又变卦，所以出这招来对付他。

megablue

系统并不是IT的产物,也未必是电脑软件组合
系统只是人,事,工具,环境和产品的聚合,最大的问题还是在于人如何运用这系统-人力管理

weisely

首先大家要了解什么是 "System" ? 何谓 "系统" ?

系统就是一个Module, 由许许多多的Sub-Module组成的, 每一个Sub-Module都有自己独立的功能, 但是每一个Sub-Module都必须和其他的Sub-Module互相呼应, 互相Interact.

就比如我们人类身体的系统, 心脏, 肺, 肝脏, 都有它们独特的功能, 但是只有这些Sub-Module 互相配合协调, 才能够有一副健康的身体.

现在, 我们把一间公司当作是一个Module, 你在一间公司里当编程员, 你就是这个Module里的Sub-Module, 你有你自己的工作范围, 但是, 你要知道, 要把这个公司(Module)搞得成功, 你不能把自己孤立起来, 你必须和公司里的其他Sub-Module, 包括其他部门的同事, 上司, 甚至是Customer, 或Supplier, 建立起一种Interactive 的互动. 就好比当我们在为一套系统做Analysis的时候, 必须和User, Environment, Platform 等因素, 做出互动, 才能够做出一个完美的系统分析.

所以, 同样的, 当我们在编写一套软件系统的时候, 要确保每一个Sub-Module的Data Flow, 都能够成功的 "流" 到其他的Sub-Module, 互相呼应.

exiang

谢谢大家提供的宝贵意见。

最近发现大马的SAP, ERP 系统等，大多是连着 “训练员工 ” 一起，做一个配套卖。
不知各位有何看法？

白日梦

原帖由 exiang 于 17-4-2006 08:24 PM 发表
谢谢大家提供的宝贵意见。

最近发现大马的SAP, ERP 系统等，大多是连着 “训练员工 ” 一起，做一个配套卖。
不知各位有何看法？

我有这种大型的软件配套的价钱，只供参考。

小酒店系统（100间房或以下）
主功能有:柜台、餐厅、宴会、会计、库存等
软件修改、安装及员工训练 5000
每个月的软件维修费 300

大园丘/棕油厂会计/理账系统（超过 10,000英亩 大约 4,000/5,000亩）
主功能有:会计、库存、工资
软件修改、安装及员工训练 9000
每个月的软件维修费 800 （200 per Estate）
（可要求修改少少部分）