用E-mail溝通已經是現代社會非常普遍的現象，很多公司連帳單都改用E-mail來寄發，真是省時、省事又省成本。用E-mail溝通除了可以很方便的讓所有相關的人都同時了解目前的狀況外，還可以留下證據，只要將相關人員加入CC名單即可。
但事情經過明明都CC給老闆了，為什麼老闆每次都責怪沒跟他報告，說不清楚這件事的進展呢？
E-mail真是非常方便的工具，只要輕鬆地按下「傳送」，大家就能同時收到你的訊息。傳送E-mail幾乎是沒有成本，同一封信如果要傳送給很多人，只要將對方的郵件地址加到收件者或是CC（副本抄送）名單中即可，真是方便省時，所以很多上班族為了要讓主管或是老闆知道他很認真的在做事，就會將事情進行中的所有聯絡過程，除了寄給相關人員外，還會CC給主管以及老闆。
這樣大家就能掌握到事情進展的最新的資訊，別人要是有什麼意見也可以立即提出。想想這樣真好。
郵件爆炸一個好的工具但若被過度利用後反而會造成反效果。E-mail這麼方便，所以就造成郵件暴增，每天似乎都有看不完的E-mail。無論大小事情，與自己有關或是無關，別人都CC給你，職位愈高的人郵件愈多，本來是好意地告知，現在卻變成「不勝其擾」。主管的簽呈就已經多到快看不完了，現在又多了E-mail，而且數量又如此驚人，如果是你，你會如何處理？
垃圾信氾濫E-mail用來寄送廣告宣傳就更是方便，所以垃圾郵件滿天飛，一不小心就塞爆了信箱，即使用過濾垃圾信件的軟體，效果還是有限，甚至還有誤判的風險，就是該收的沒收到，不該收的卻拼命收。因此，E-mail的可靠度就大幅降低，寄信給對方卻未必確定他一定能收到，即使收到也未必能在每日眾多的郵件中被開啟，即使開啟了，也未必會仔細閱讀。因為，E-mail實在太多了！垃圾郵件實在太多了！莫名其妙的信也實在太多了！
副本抄送=看不看隨你很多人在寄發電子郵件的時候，很喜歡CC給一大票人，有時不管是相關的人還是不相干的人都一併CC，而主管及老闆是最常被CC的人。
寄信的人的想法是，把你列入CC名單，就算是跟你報告過了。要是事情後來發生個什麼狀況，就可以說明「這件事情整個過程我都有CC給你」，所以我已盡到報告的義務，是你自己沒認真看信，而你在整個過程中又沒有提出任何意見──「沒意見就等於是默許」，所以整個過程都是在你允許的狀況下去執行的，那最後的結果變成這樣，怎麼能夠怪我呢？
如果你真的想要跟老闆報告，那麼你就應該要確定老闆是真的知道這件事情，並且支持你的做法；否則的話，就只是在刻意迴避，給自己找個藉口罷了。
另外，不管是主管或是老闆，每天收到的電子郵件數量一般也都大得驚人，他們是不會有空去看所有的信件的。尤其是現在垃圾信氾濫的年代，除非是一眼就能判斷是重要的信件，否則大多都是略過不看。那麼如果你寄給老闆的信只是要CC給老闆，這意思就是說這只是報備，看不看無關緊要，那你想這樣的信老闆會看嗎？
某日董事長的電腦出了問題，就趕緊找MIS人員來處理。這台電腦的狀況似乎不太樂觀，MIS弄了一陣子後，看來是沒救了，只好宣判壽終正寢，就馬上幫董事長換台電腦。
新電腦裝機完成後，要重建整個環境，就跟董事長說明：「董事長，我先幫您重建電子郵件信箱，以目前的狀況，只能從舊電腦中救出少部分的信件，所以有些信件可能會救不回來。不曉得這些信件是否很重要，如果一定要全部救回的話，硬碟就必須要請專業救資料的廠商來處理，才有可能將全部資料救回。」
董事長對於這個問題，幾乎是不假思索、毫不考慮的就立即回覆，而這個回覆卻讓MIS大感意外：「我過去的信件全部都不用重建，只要把郵件軟體裝好就可以了。」
沒來找我就是不重要「董事長，真的是『全部』都不要重建嗎？您真的確定不會有影響嗎？」MIS還以為自己聽錯了，趕緊跟董事長再確認一次。
「我這些信平時也都是不看的，因為如果真的有重要的事情的話，他們就會來找我，如果他們都沒來找我，就代表沒有重要的事情。所以這些信即使全部都刪除掉，影響也不大，所以就不用再浪費時間來重建了。」MIS人員這時才了解，原來老闆對於事情是這樣看的。
本末倒置人與人之間的溝通，最好能當面講清楚，這樣的溝通效果最好。但在現代科技下，產生了許多新的溝通方式，很多人就以E-mail來取代大部分的溝通。
一個好的工具，若未被妥善運用，就會造成反效果。E-mail是一個協助溝通很好的輔助工具，可以用來彌補無法當面溝通的遺憾，但卻不能取代當面溝通。很多大老闆們的時間非常寶貴，連你要當面跟他報告，都撥不出幾分鐘的時間來給你，那麼你想他又有多少時間來看E-mail呢？
一家公司有那麼多的員工，如果每個人大事小事都CC給老闆，當然最後的結果就是一律被忽略。所以，如果你以為事情的經過都已經E-mail給老闆了，這樣就算是跟老闆報告過了，那麼，你就真的是想反了！
发表于 8-7-2016 11:19 PM
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