要开会了，一大堆资料却有看没有懂？快学学一张纸整理术

babymaroon

你是否曾发生过整理了好几页的重点，回头看却怎么也看不出头绪的状况呢？事实上，你可能还没掌握整理要诀！整理不是把所有内容一一列出，而是在繁杂的内容中找出一套脉络，并且有条理地记录下来。掌握几个要领，只要一张A3白纸就能让你的内容一目了然！

化繁为简 一张纸比一大叠资料更有效率

一大叠资料，与一张整理过后的表格，何者能够帮助更快也更清楚理解内容呢？丰富的资料固然好，但是我们是否能有耐心一字一句详读，可能影响对资讯的吸收。一张纸所含的资料量不会更多，但却能帮助理解，也节省时间。这样的整理方式，被称为「纸一张」整理术。

在听报告、开会时，拿张白纸简明扼要的纪录开会内容，以框格区分个段落及内容。除了帮助更有逻辑的吸收报告内容，也能提升效率，在会议结束时，也同时完成了会议记录。以解决问题为目的的会议为例，可大致分为问题、现况分析、目标、解决方式、实施结果等框格，并依照会议时提到的内容一一填入。

进行「纸一张」整理术，有三个主要步骤。首先，将思考用的基础资讯「整理」到文件内；第二，将自己独有的思绪「归纳」到文件内；第三，思考文件内容要沟通的对象。逐步确认这三个步骤后，整理在一张纸上的工作也就轻松了。

不过，这个整理方式的重点并不是将内容记录在一张纸上，而是前一阶段的思考及整理过程。一般来说，越复杂的资讯，越难整理在一张纸上，所以必须针对资讯做取舍。将篇幅限制在一张纸，能够帮助我们去除多余的资讯，也让读者能快速掌握重点。

暂停用电脑打字  手写让思考逻辑更清晰

当我们在思考事情时，写下来能帮助让想法「看得见」，也能因此产生「思考回路」。

思考回路对于思考逻辑非常重要，当遇到问题时，好好地把「Q1….？」、「Q2….？」的问号写出来，能够启动思考回路，形成疑问形式的关系。当划出两个箭头时，意识中也会产生寻求两个解答的动机。

此外，手写也能帮助确认自己到底够不够了解资讯。在学校上课时，常会发生「听老师说我都会，但考试时却写不出来」的状况，这就是因为不常亲自动手确定自己会不会的缘故。透过手写整理资讯，在过程中就能发现自己不了解的部分，也能确认自己对是否正确掌握关键资讯。

根据日本TOPPEN FORM股份有限公司所做的实验，人在阅读电脑萤幕上和纸上的资讯时，即使阅读的资讯相同，大脑的运作方式也有所不同。而阅读纸上的资讯时，理解内容的部位──前额叶皮质会有强烈反应。因此，阅读纸上的资讯，可以直接在纸上标示，找到一些在电脑上看不到的错误。

现代人或许已经习惯了用电脑完成生活中的大小工作，但适时回归手写，对于工作也是大有助益的。

掌握关键的「一览性」  让读者快速了解资讯

「一览性」是「纸一张」整理术之所以有效率的关键原因，指将所有想表达的内容一次呈现给读者，一目了然。试想，当你想从地图上找到两个地点的距离及方向，却发现地图从两地之间被截断、换页，还能顺利从地图上掌握资讯吗？这时这份地图缺乏的就是让读者一目了然的「一览性」。

「一览性」应与「主题」及「框格」搭配使用。透过主题与框格，读者可以快速了解各个区块在说什么，再加上一览性的辅助，就能更快了解整张纸在表达什么。

一览性的原则也适用于口头报告。在向他人口头表达时，若先表达内容的「结构」，让对方先了解内容概要，将能提高对方倾听的意愿。否则对方没有先抓住重点，也很难专心倾听你的发言内容。

那么，如何表现结构？一般来说，可以用「这部分大约有三个重点……」、「理由有三个。第一个是……」等句子来开头。「三」这个数字是大部分人较能记忆的适当数字，因此将内容统整为三个项目，对方会更能专心倾听。

透过「纸一张」整理术，除了能帮助自己培养具逻辑性的思考，快速找到事件重点，也能让接收讯息的人在短时间内就听懂你想表达的看法。




文摘自网络
纸张好用 有重点就记录美食无聊也可以在纸上畵画打法时间

jackygogogogo

电脑用太多，脑袋不灵活了