大家给个建议那个GST accounting software 好用？

oscar5

Aquariel 发表于 26-11-2014 05:20 PM
你有问过你的Accountant他做不做吗？
做的话，价钱应该是不便宜。

謝謝您的回复。希望您能再给一些意见。
我的Accountant (outsource)是肯做，价钱方面他说会比请一个fulltime的人划算。我公司的Transaction (Invoice)平均一天十张左右而以，他说不难做。
问题#1：
如果他把我的Tax Invoice transaction重新Key-in进去他的Accounting Software，这样做当Kastam来audit时会有问题吗？我的Accountant也不清楚。

问题#2：
如果我的Accountant (outsource)因为私人原因不想做了，那我岂不是必须要找用相同Softtware的Accountant才行？这样Freelancer Accountant也不是很难找client？

GST真的搞到我们小商家头痛， 不只是烦选什么Software而以，还要考虏Accountant用的Software。。
我相信大多数的小商家都没有能力请fulltime的Accountant的。

Happy223

actone 发表于 25-11-2014 06:50 PM
都不好用，因为还没开始用GST.

但，

我这里是制造业的，那个software比较合适我们制造业呢？

vrz

oscar5 发表于 27-11-2014 08:19 AM
謝謝您的回复。希望您能再给一些意见。
我的Accountant (outsource)是肯做，价钱方面他说会比请一个full ...

你的问题不大，因为只是 Tax Invoice, 没有 simplified invoice.

负责 account 的人就像目前这样，用他自己的 software 一张一张 key-in Tax Invoice 因为要有 Debtos 欠钱的 listing，也可以出 statement。只不过有 GST 后，做帐的人要留意每一张 Tax Invoice 的 tax code 是 SR/ZRL/ES.......要分开 double-entry, 至于 Tax Invoice 里面是卖什么货，什么 item no，customs audit 应该要看 original tax invoice 了。

你要担心的是 stock report 吧，你既然有一套 software，就由你那边 control stock，到时 print 一份 stock report 给 account 就可以了。

我是 freelance account, 但是我是 based 在客户的 office, 所以我都是用他们的电脑直接做帐，直接一套软件。你可以找那些上门做帐的 freelance 就无需搬你的 file 出去给他们，要找单都不用麻烦。

statement

oscar5 发表于 27-11-2014 08:19 AM
謝謝您的回复。希望您能再给一些意见。
我的Accountant (outsource)是肯做，价钱方面他说会比请一个full ...

GST的来临, 这些接outsource的accountant无法再使用省时省力的lump sum input method了, 他们需要以item per item的方式呈现盘帐, 所以旧有的单人单软件走天下是不可能的事了, 除非选择上门在顾客那使用顾客的电脑与软件做帐, 不然他们肯定是要改变的.

现在有三个选择:
1. 顾客使用跟accountant同样的软件.
2. accountant使用跟顾客同样的软件.
3. 顾客使用可以export资料的软件, accountant使用可以import 资料的软件.

第一的方法, 顾客需要根据accountant而换软件, 而且要保证accountant使用的软件适合顾客的行业&环境, 现今有很多accountant会建议顾客使用这方法, 原因是他们可以趁机赚笔佣金. (听说SQx给的佣金是30%~50% of selling price)

第二的方法, accountant需要拥有跟顾客同样的软件, 不过很多accountant可能不愿意, 因为他们需要多花笔钱买软件. （每个顾客不同牌子, 加起来要花的钱可不少, 对于习惯做"无本"生意的accountant来说, 会要他命的）

第三的方法, 是比较公平的方法, 双方都需要花笔钱购买拥有import & export资料的软件. （这方法现在还没几个accountant提倡, 也没几个软件商有提供, 因为现阶段对他们来说是个大赚钱的机会, 所以没人愿意去做利润少又麻烦的工）

其实还有个第四也是最好最便宜的方法, 不过90%的accountant不会愿意, 那就是前面一开始说的, 他们上门使用顾客的软件. （其实以前很多accountant都是上门的, 不过近年来, 这些accountant为了赚多点钱, 都改成拿帐回家做了, 勤劳的月入可过万, 懒惰的, 月入两三千也不是问题)

vrz

statement 发表于 27-11-2014 02:36 PM
GST的来临, 这些接outsource的accountant无法再使用省时省力的lump sum input method了, 他们需要以ite ...

其实为什么要 item per item key-in ? 因为 GAF file ？因为 stock control ?

例如一张 Tax Invoice 下面的 summary 注明 SR 是 RM 200; ZRL 是 RM 100

我做帐的时候用我自己的软件，我key-in as Dr Debtos AAA RM 300;     Cr  Sales (tax code 选 SR) RM 200;  Cr Sales (tax code 选 ZRL）RM100

卖什么 item code 的 货，我做 account 无需要知道。GAF File 出来的 result 是 description : Debtos AAA 没有很清楚的写明 product description, 但是有 inv number, inv date, inv amt 足够 customs 去找 original tax invoice 来查来看。

我看 customs 的 GAF File 也没有要求 item code, 最重要是每个 item 的 tax code 要分类，所以当我做帐的时候，我的 sales 必须分 tax-code 来 key-in, 不可以直接 invoice 一个 lum sum key-in，除非那张 invoice 整张都是 std rate (或一样的 tax code).

我的结论是无需和商家同样的 software，要不然 accounting firm 怎样找吃呀！

oscar5

statement 发表于 27-11-2014 02:36 PM
GST的来临, 这些接outsource的accountant无法再使用省时省力的lump sum input method了, 他们需要以ite ...

謝謝您的详细解释。。。 我须要认真去做我的选择。

oscar5

vrz 发表于 27-11-2014 02:54 PM
其实为什么要 item per item key-in ? 因为 GAF file ？因为 stock control ?

例如一张 Tax Invoice 下 ...

謝謝您的详细解释。。。 你说得没错，问题是我们官大爷 kastam 没有给商家们一个明确的指示

vrz

oscar5 发表于 27-11-2014 03:46 PM
謝謝您的详细解释。。。 你说得没错，问题是我们官大爷 kastam 没有给商家们一个明确的指示

因为 kastam 的人是不会 account 的，他们只要 GAF file 可以 upload 进他们电脑，让他们出门之前分析好，一上门就知道哪张单号码要查，省时省力。

而 GAF File 的 format 在 customs 网站也有 guidelines 了，而几个 software 我都研究过他们 export 出来的 GAF File 是什么样子。

现在 software 如果只买 accounting 是没有的开 Invoice, 但是 GST 功能依然存在。GAF File & GST-03 做的对不对是看做帐的人，不是软件问题。

oscar5

vrz 发表于 27-11-2014 03:53 PM
因为 kastam 的人是不会 account 的，他们只要 GAF file 可以 upload 进他们电脑，让他们出门之前分析好， ...

终于在这里得到一些眉目。
那意思是说只要Accountant肯用他自己的 software 一张一张 key-in Tax Invoice，那我们小商家就可以用自己的software开Tax Invoice 和Inventory Control， 是吗？
那当Kastam来audit时，freelance Accountant须要带他的Accounting Software来或在现场吗？

Aquariel

oscar5 发表于 27-11-2014 04:19 PM
终于在这里得到一些眉目。
那意思是说只要Accountant肯用他自己的 software 一张一张 key-in ...

最好用一样的software，以防万一你的accountant不做了，你自己还有存底。
到时中audit的时候，你还可以自己generate那些report。

@vrz @statement

我是觉得要item by item key in，我看那些software generate出来的GAF是line by line的。
你们看这张单，它一共有3样0%的item，GAF全都list出来。所以如statement说的，lump sum method是不行。
（这个是从Kastam的Software Guide copy 出来）
<Supply>
<CustomerName>QATAR SEAFOOD</CustomerName>
<CustomerBRN />
<InvoiceDate>2015-12-20</InvoiceDate>
<InvoiceNumber>2352</InvoiceNumber>
<LineNumber>1</LineNumber>
<ProductDescription>fish cracker</ProductDescription>
<SupplyValueMYR>2000</SupplyValueMYR>
<GSTValueMYR>0</GSTValueMYR>
<TaxCode>ZR</TaxCode>
<Country>QATAR</Country>
<FCYCode>USD</FCYCode>
<SupplyFCY>571.43</SupplyFCY>
<GSTFCY>0</GSTFCY>
</Supply>
<Supply>
<CustomerName>QATAR SEAFOOD</CustomerName>
<CustomerBRN />
<InvoiceDate>2015-12-20</InvoiceDate>
<InvoiceNumber>2352</InvoiceNumber>
<LineNumber>2</LineNumber>
<ProductDescription>Trout</ProductDescription>
<SupplyValueMYR>2500</SupplyValueMYR>
<GSTValueMYR>0</GSTValueMYR>
<TaxCode>ZR</TaxCode>
<Country>QATAR</Country>
<FCYCode>USD</FCYCode>
<SupplyFCY>714.28</SupplyFCY>
<GSTFCY>0</GSTFCY>
</Supply>
<Supply>
<CustomerName>QATAR SEAFOOD</CustomerName>
<CustomerBRN />
<InvoiceDate>2015-12-20</InvoiceDate>
<InvoiceNumber>2352</InvoiceNumber>
<LineNumber>3</LineNumber>
<ProductDescription>Sharkfins</ProductDescription>
<SupplyValueMYR>500</SupplyValueMYR>
<GSTValueMYR>0</GSTValueMYR>
<TaxCode>ZR</TaxCode>
<Country>QATAR</Country>
<FCYCode>USD</FCYCode>
<SupplyFCY>142.86</SupplyFCY>
<GSTFCY>0</GSTFCY>
</Supply>
</Supplies>

Aquariel

statement 发表于 27-11-2014 02:36 PM
GST的来临, 这些接outsource的accountant无法再使用省时省力的lump sum input method了, 他们需要以ite ...

我老板打算用方法2，billing & inventory control由顾客做，剩下的才交给book-keeping dept做。
就算是这样，能不能赶得上deadline还是个未知数。

vrz

oscar5 发表于 27-11-2014 04:19 PM
终于在这里得到一些眉目。
那意思是说只要Accountant肯用他自己的 software 一张一张 key-in ...

@Aquariel

如果 outsource 给人做，根据 tax code double-entry，没有 itemise key-in，GAF File 会是如以下 ：（只不过 Product Description 不会很详细列出，但是绝对没有影响 GST-03 表格和 summary file)

<Supply><CustomerName>QATAR SEAFOOD</CustomerName><CustomerBRN /><InvoiceDate>2015-12-20</InvoiceDate><InvoiceNumber>2352</InvoiceNumber><LineNumber>1</LineNumber><ProductDescription>SALES</ProductDescription><SupplyValueMYR>2000</SupplyValueMYR><GSTValueMYR>0</GSTValueMYR><TaxCode>SR</TaxCode><Country>QATAR</Country><FCYCode>USD</FCYCode><SupplyFCY>571.43</SupplyFCY><GSTFCY>0</GSTFCY></Supply>

<Supply><CustomerName>QATAR SEAFOOD</CustomerName><CustomerBRN /><InvoiceDate>2015-12-20</InvoiceDate><InvoiceNumber>2352</InvoiceNumber><LineNumber>2</LineNumber><ProductDescription>SALES</ProductDescription><SupplyValueMYR>2500</SupplyValueMYR><GSTValueMYR>0</GSTValueMYR><TaxCode>ZR</TaxCode><Country>QATAR</Country><FCYCode>USD</FCYCode><SupplyFCY>714.28</SupplyFCY><GSTFCY>0</GSTFCY></Supply>


当你每个月付钱给人做帐，你应该要跟他拿 General Ledger, P&L, BS......，而给他做 GST就应该跟他拿 GST-03, Summary Report, Detail Report, GAF File.......很多人都是每个月给钱，什么 copy 都没有拿，对方跑了就两手空空。这不是 GST 来了才有的问题，目前也是很多商家 outsourse 给 freelance 做，他们应该知道自己付了钱应该拿回什么资料。

oscar5

vrz 发表于 27-11-2014 06:36 PM
@Aquariel

如果 outsource 给人做，根据 tax code double-entry，没有 itemise key-in，GAF File 会是 ...

收到谢谢。
可是我们的kastam朝令夕改，真的不知道他們過後會不會又有新的政策。政府只懂括民脂， 却没有帮商家们着想。
这里也没有人能100%可以confirm商家可以用自己的software开Tax Invoice和Inventory Control，燃后Accountant 把一张一张Tax Invoice details key-in他自己的software里做bookkeeping。
我上了几个GST Seminar都得不到一个明确的答案。
不過讲真的,在GST时代如果每个商家都必须请fulltime Accountant做bookkeeping,我國有足夠的Accountant來應付需求嗎？

vrz

oscar5 发表于 27-11-2014 09:08 PM
收到谢谢。
可是我们的kastam朝令夕改，真的不知道他們過後會不會又有新的政策。政府只懂括民脂， 却没有 ...

首先，你要明白为什么要用软件 ？用软件是要减少出错的机会，customs 没有强逼商家买软件。

有些人还坚持用手开单，当然他们的 Tax Invoice 簿子是根据 customs format preprint 的，只不过用手写内容，因为有些单据是需要去到客户那边才可以开单，回来交给 outsource account 做帐，也是要一张一张重新 key 过。

还有一些商家是每天开出大量的 Simplified Invoice，有些用 POS system，当他们 export 过去 accounting 也只是总数，最重要是每个 item 都要分 tax code，总之 sales report 有分类出来哪些是 SR/ZR/ES..... accounting 那边也不会错。

就如 UBS 还是要 Inventory 开单，manual post 去 Accounting，难道 accounting 那边会每一个 item 货品名字 show out 吗？不会的，account 那边也只不过 show [SALES] 吧了。

所以，这和 accountant 用自己 software key-in 有什么分别？只是 double-work 吧了，accountant charge 你的钱当然预算和包括这些工。

当 customs 没有清楚列明条规，我们就当是可以那么做，因为这些都是 GST 没来之前，我们一般的操作方式，更何况 GST Act 都没指定一定要 GAF File，GAF File 只是方便他们工作，他们也未免太轻松了吧，什么资料我们都准备好给他们。

外面还有一些大型公司不买 compliance software，他们买那种可以 generate GST-03，但是没有 GAF File 的软件，因为怕被查，什么东西都看完。所以软件公司推出两种 software, 一个是有向 customs 申请批准的软件，一个是没有申请的，竟然还有那样的市场。

那天我劝我朋友不好那样啦，既然要买就买 compliance software, 要不然 customs 要 GAF file 时做死自己。也听 SAP 软件的人说他们没有 GAF File，是客户自己的 IT Dept 去 design 和 generate.

statement

vrz 发表于 27-11-2014 02:54 PM
其实为什么要 item per item key-in ? 因为 GAF file ？因为 stock control ?

例如一张 Tax Invoice 下 ...

对, GAF已明确说明Kastam要的是什么, 只不过很多人不愿面对, 以为可以吃蛇, 当然这也是因为kastam始终没明确传达&证清的态度有关.

如果你仔细看清楚GAF guideline里的字眼, 你可以看到Kastam要求的是Product Description, 而且还有个LineNumber, 这两样要求已非常清楚指明了kastam要的是单据里的item per item, 再加上Kastam不同于LHDN, 他们是没有专人或足够人手去帮你一一查帐对单, 所以你别希望到时候可以直接丢一堆filing document给他们就了事. (人家要的是GAF, 不是filing document, 你自己想想以大马公务员的服务态度, 当你给不到他们要的文件时, 他们是会有怎样的态度? 而且历史告诉我们, 只要是税务官员上门来查帐的, 很少有商家能不中penalty的）　

我也是不认同商家要和accountant使用同样软件的方法, 这只是益软件商和有佣金拿的accountant等利益收益者, 而不是站在商家/顾客角度着想.　

最正确和最好的方法是商家和accountant的软件都有import & export的function, 不过, 暂时来说, 这方法是不会被那些眼里只有钱而没道德的软件商与accountant接受的. (将来迟早是会走import & export的方法的, 只不过这是在软件商赚完卖新软件的商机过后)

statement

oscar5 发表于 27-11-2014 04:19 PM
终于在这里得到一些眉目。
那意思是说只要Accountant肯用他自己的 software 一张一张 key-in ...

做么要一张一张 key-in Tax Invoice的item？ 做么我们要使用电脑? 做么我们要买软件?

使用电脑&软件其中一个好处就是可以避免这些double jobs.

statement

Aquariel 发表于 27-11-2014 06:13 PM
我老板打算用方法2，billing & inventory control由顾客做，剩下的才交给book-keeping dept做。
就算是这 ...

对于每月报帐的商家来说, 你认为30天够用吗？ 虽然暂时是说没了penalty可如果penalty恢复了呢?

所以我认为第三个方法才是唯一真正的solution.

statement

vrz 发表于 27-11-2014 06:36 PM
@Aquariel

如果 outsource 给人做，根据 tax code double-entry，没有 itemise key-in，GAF File 会是 ...

对, 是绝对没有影响 GST-03 表格和 summary file, 但是Kastam到时候接不接受可难说了.

statement

vrz 发表于 29-11-2014 10:04 AM
首先，你要明白为什么要用软件 ？用软件是要减少出错的机会，customs 没有强逼商家买软件。

有些人还坚 ...

唉, 我都已说了很多次了, 所谓的Kastam批准的软件根本是另一回事, 只不过被有心人拿来鱼目混珠了.

现在那些拥有Kastam批准的软件有哪个是真的FULLY GST COMPLIANCE的?

不过, 虽然这批准是另一回事, 但是对于那些根本不敢拿去给kastam verify的软件, 他们的信服度能有多高?

根我所知, 第一轮Kastam批准的水准是只要有GST function并能解答Kastam官员的问题就pass了, 所以72家软件商里有52家被批准, 包括一些拥有其他国家GST的外国软件. (注：大马的GST和外国的GST有点点的不同,而且那时候大马的GST都还在drawing stage)

第二轮Kastam批准的水准听说变得严格点, 只有一次机会而且要拿到90分以上才能pass（这90分是怎样计算的?）, 所以百多家软件商里只有六十多家被批准, 而这六十多家里有几家是第一轮被批准的, 也有几家是一个软件用不同公司名字申请, 所以严格来说, 应该也只有五十多家新软件商被批准了.

第三轮Kastam批准的水准我还没收到风, 所以不懂怎样, 不过我有听SQx dealer说那些拿他家system去给kastam verify的其他牌子的软件商们都pass了, 如果对方没说慌, 那可想而知, 这轮Kastam批准的水准能去到那里了, 我不是针对SQx, 不过上次我测试这软件时, 看到很多问题, 有些还是根本上不符合我所了解的GST, 所以我对这软件有保留, 另外, 我听我个朋友说, 他们前几个星期终于拿到SQx的最新system upgrade了, 结果才用了几天就downgrade回之前的版本, 因为这新版本太慢了, 慢到根本不能接受.

试想想, 以kastam这样的批准水准, 有能力的软件商, 应该不难拿到批准吧？虽然我也不认同以这批准来衡量软件, 但是我还是会怀疑那些连这批准都没有的软件,  第一轮还可以说不知道, 但现在第二与第三轮都完了, 应该没有借口了吧？

oscar5

statement 发表于 29-11-2014 11:39 AM
唉, 我都已说了很多次了, 所谓的Kastam批准的软件根本是另一回事, 只不过被有心人拿来鱼目混珠了.

现 ...

今天A开头的Software Agent來我公司做Demo。他说还有另—个方案：
他的software可以讓Accountant remote access 进我公司的database做bookkeeping。他只须要幫Accountant install同样的software在他的computer。只是Accountant的software是限制做remote access bookkeeping的功能。而且License只须要買一个而已。还包括兩人training。價錢4k左右。