急需有经验的人来给我意见~~book keeping&audit 问题

diarykeeper

最近有点烦恼，请大家帮帮忙给点意见

1.我觉得有点困扰，心里明白system是不会出错的，但是人为错误却是不可以避免的~~所以很早知道这样的可能性，我就很快的用excel buildup 了自己一个database~~方便自己check statement 和其他相关资料~~但是我老板却不这么认为，他认为我是在做double work ~~浪费公司资源~~
他一再二的警告我不要做double work ~~用一个system 就好~~可是我真的无法完全丢下~~我应该听他说，还是坚持自己的理念呢？？？
记得去年的account 也是因为只用system的问题，而差点把3-4张的purchse bill 漏掉~~幸好最后还是找到了key 会进去，
他老是这样，其实我也蛮累的~~

2.因为我们公司来了新的manager ~~,他强力要求，不止一次，而是很多次说了同一个问题
要我把invoice arrange according to debtor name 而不是according to numbering ~~
numbering 是 会计楼的老板娘要的~~心想我就scan 一份pdf 给你好了~~
每个月300张inv,而且还在增加中，现在financial year 已经过了将近7个月了~~我每天抽空scan 60-90张~~
只有我一个人做，当然会慢啊~~我还要每天key 其他东西的
结果我老板看到就问我。。。。然后当然他又是说“不用那么麻烦啦，不要做double work "
晕~~我现在不知道要不要继续了~~不继续，下一次manager 又来找我麻烦了

3。因为有些creditor 有paymentdiscount 的~~大概90天内付钱就有5%discount
问题是我做payment voucher 的时候已经automatic generate Credit note 出来（under payment voucher date)
之后supplier 才寄credit note (可能下一个月的日期）
那到底我的Credit note 要跟我们本身的date 还是要把它跟回supplier statement de date 好呢？

4.目前最大的问题还是purchase bill,因为不是一个人key in 的。。有时候bill 来了他们key 了放回fail ,
错误来了，我被骂得最惨，其实真的不是我key 的~~我只是不可能每一天去check ~~
我都一星期看2-3篇~~一不小心没来得及检查被老板看到错误
就死定了~~你们是每天检查的吗？？
因为是according to monthly，所以我要检查好几个file ~~

5. 我很好奇的就是我老板很坚持要看到每一张inv 的 profit and loss....好像如果做到loss 就会被人家起疑将子。。。
其实很多时候很多物品都还会在make payment 的时候有3-8% discount ~~他这样子搞到我要ignore credit note ~~直接absorb 进去bill 里面就是为了让他的inv 看起来没有 loss ~~我快要死了~~

6.话说还有3个月就要closing 了~~已经慢慢整理好invoice,purchase bill,各类 expenses bill, creditor statement,debtor statement,monthly bank reconcilation report, 银行bank statement ,asset inventory listing ,disposal listing , new asset agreement , wages listing, 等last day 做depreciation 和 vehicle interest suspenses ~~再print last day creditor & debtor aging report 和 reconcillation report ..但是怎么看都觉得好像缺少了什么似的~~请问audit 还需要什么东西吗？

Is_yOu

1. 你用的是什么a/c system? Suppliers 应该在month end 会给你 statement, 可以从哪里对回system的statement of accounts. 或者你应该会有一个unpaid creditor file,可以从哪里对回system.

2. 为什么会计楼要你们的full invoices? 他们帮你们做帐？还是audit? 如果audit应该不会要全部. Sales invoice 通常都是arrange follow by numbering 而 purchase invoice 通常是follow by suppliers’ name. 如果会计楼要做audit,干脆叫他们去你公司，不必这么麻烦••

3. Internally generate credit note 没用，除非support by external credit note. 通常都是根据supplier date.在month end 时你可以做一个accrue discount received 之类的.

4. file? Any unpaid file? Check it. 安排一个人专门key in吧, spilt responsibility.

5. 每一张？一个月300多张，不就死了？除非你很得空，把那些other operating/admin/selling/distribution expenses allocate proportionate to each invoice.

6. fixed assets schedule, tb/bs/pl, receivables/payables aging detail listing, expenses schedule, hp sch, short/long term borrowing sch, accrual breakdown, interco/related party transaction and …..so so so….many…depend on the nature of business.
看看吧····不知道对你有没有用······

diarykeeper

3. Internally generate credit note 没用，除非support by external credit note. 通常都是根据supplier date.在month end 时你可以做一个accrue discount received 之类的.

所以当supplier Credit note 来的时候，我要根据他的date key 进去就可以了吗？